Logiciel services techniques : comment faciliter la saisie des heures par les agents ?

Logiciel services techniques :  comment faciliter la saisie des heures par les agents ?

Un logiciel services techniques est un outil du quotidien qui apporte beaucoup à ceux qui ont en charge la coordination et le suivi des interventions ou encore ceux qui souhaitent pouvoir analyser l’activité. A l’inverse, pour un agent de terrain, l’arrivée du logiciel peut représenter une tâche enquiquinante si on lui demande de saisir lui-même sur l’ordinateur. Pourquoi le clavier/souris restent un obstacle ? La douchette lecteur code-barres est-elle une bonne alternative ?

 

Petite ou grande collectivité: même combat

Une collectivité avec 80 agents techniques, 10 chefs d’équipe et 5 responsables de services éprouve les mêmes difficultés dans la remontée d’informations qu’une mairie avec un seul service technique composé de 5 agents de terrain. En effet la taille du service ne conditionne pas nécessairement la facilité avec laquelle le temps réellement passé sur une intervention est saisie dans le logiciel.

La présence d’un chef d’équipe, à qui les agents donnent leur fiche d’intervention papier rempli au stylo, est un avantage certain. Cependant les urgences et les aléas du quotidien répétées réquisitionnent fréquemment à la fois le chef d’équipe et ses agents sur le terrain. Il devient difficile pour chacun de préserver un temps « administratif ».

Mettre un ou plusieurs postes informatiques à disposition des agents techniques, à côté du vestiaire, paraît être la solution de bon sens. Là aussi la réalité montre qu’au final, ce sont souvent le responsable de service, la secrétaire, voir le DST qui récupérent les fiches et se retrouvent à saisir les données sur le logiciel services techniques.

Allergie au clavier et à la souris : les symptômes

Et si le problème venait de la difficulté pour l’agent de terrain à adopter l’outil informatique ?. S’asseoir quelques minutes devant l’ordinateur n’est pas si terrible diront certains … oui mais avec les gants, pas facile de taper au clavier, le bleu de travail va salir la chaise… répondront d’autres. Peu importe la bonne ou mauvaise foi des arguments, il est compliqué de demander à un agent d’être bon sur le « terrain » et d’être bon au « bureau ».

S’ajoute à ces freins, une appréhension parfaitement acceptable pour les générations qui n’ont pas grandi avec un ordinateur à la maison. Pour quelques-uns, cela peut aller jusqu’au stress technologique (techno-stress) pour tout ce qui touche à l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (ordinateur, smartphone, tablette…)

La douchette : réconcilier les « manuels » avec l’informatique

Autrefois réservée à la caissière, la douchette scanner qui lit les codes-barres est devenu un objet que les supermarchés confient désormais au client. Très facile d’utilisation, il n’est pas rare de voir un parent confier le « joujou » à son enfant qui s’amuse de déclencher le rayon laser et d’entendre le bip.

Pour un agent des services techniques, plus besoin de s’asseoir devant l’ordinateur. Il scanne le code-barre présent sur la fiche papier. Toutes les informations apparaissent à l’écran ( Intervention avec son numéro, le site, la description…). Il n’a plus qu’à confirmer ou ajuster le temps réellement passé, toujours avec la douchette. Dans le cas où il souhaite indiquer qu’il a effectué une réparation non prévue, il utilise une liste de codes-barres (Feuille scotchée au mur à côté de l’ordinateur) pour sélectionner le site et le type de tâche ( Electricité, Plomberie…)

 

Comment s’installe une douchette ? laquelle choisir ?

Une douchette s’installe comme un clavier : il suffit de brancher la prise USB à l’ordinateur et vous pouvez l’utiliser immédiatement. Elle fonctionne également comme un clavier, ou plutôt elle se substitue au clavier. Au lieu de saisir manuellement une valeur ( un nombre ou un code par exemple), là où se trouve le curseur, il suffit de passer la douchette sur le code-barre. Reciproquement, si un code-barre est illisible, vous pouvez saisir manuellement les chiffres qui se trouvent en dessous.

En plus du classique fil USB, les nouveaux modèles de lecteur code-barres proposent une liaison Wifi ou Bluetooth. Le mode sans fil rend confortable la manipulation. S’agissant d’un usage pour le module Achats-Stock, pour la gestion d’un magasin, on peut s’orienter vers un terminal Wifi avec un écran tactile. Tout en se déplaçant dans les rayons, l’utilisateur peut directement interroger le logiciel services techniques depuis l’écran.

 

Douchette code-barres pour la saisie des heures dans le logiciel services techniques.

Douchette code-barres pour la saisie des heures dans le logiciel de gestion des services techniques.

Douchette wifi code-barres pour la saisie des heures dans le logiciel services techniques.

Douchette code-barres Wifi avec écran tactile

OpenGST, en tant que logiciel services techniques, est-il compatible avec la douchette ?

Oui, ce mode de saisie est bien disponible dans OpenGST. Il n’y aucune restriction sur le modèle de l’appareil, on peut utiliser la version USB, Bluetooth, Wifi, avec ou sans écran. A ce stade, on retrouve cette fonctionnalité dans le module Interventions pour le relevé des tâches et dans le module Achats-Stock pour les entrées/sorties d’articles.