Module Achats-Stock

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Module Achats-Stock

Les principales fonctionalités du module sont les suivantes :

  • Demande de devis
  • Bon de commande
  • Suivi budgétaire
  • Traitement de la facture
  • Gestion du stock et des approvisionnements

 


Le module permet les actions suivantes

 


Expression des besoins Désignation des articles souhaités avec le libellé , le DQE et la quantité de chaque fourniture ou chaque prestation.
Fournisseurs Sélection des fournisseurs / prestataires pouvant répondre au besoin
Envoi de la demande Transmission de la demande de devis individuellement à chaque fournisseur avec un message email automatisé et formaté.
Sélection du fournisseur A la réception des devis, saisie des prix unitaires dans un tableau comparatif qui permet de faire le choix du fournisseur.
Disponibilité budgétaire Vérification de la disponibilité des lignes budgétaires concernés par l'achat.
Traitement de la commande Sélection du service acheteur, du fournisseur, des fournitures/prestations achetées et l'emplacement de stockage.
Acceptation Validation / refus par l'agent responsable et/ ou l'élu référent pour les achats. La nécessité de supervision est ajustable selon le montant de la commande.
Engagement Génération automatique de l'engagement directement dans le logiciel des finances grâce la passerelle entre les deux logiciels.
Envoi de la commande Transmission du bon de commande du fournisseur.
Réception Suivi de la livraison des fournitures ou des prestations. Prise en compte des réceptions partielles avec suivi des quantités arrivées et toujours en attente.
Facture Traitement de la facture : l'acheteur confirme l'adéquation avec la commande. Le service comptable signale le paiement de la facture.
Préparation Chaque service technique prépare son budget. Celui-ci est ventilé par lignes budgétaires. Une fois voté, le budget est validé et devient disponible.
Synchronisation Synchronisation automatique avec les budgets instruits dans le logiciel des finances.
Disponibilité Mise à jour qui permet un suivi des montants consommés, engagés et disponibles.
Demandes internes Centralisation des demandes internes exprimées par les services techniques ou par les autres services.
Approvisionnement Gestion du stock avec le réapprovisionnement (demande de devis / commande) des articles en rupture de stock ou en stock critique
Entrée/Sortie Pointage des entrées et sorties sur chaque lieu de stockage. Saisie manuelle ou utilisation d'une douchette scanner. Geston des étiquettes code-barre pour les entrées.

Enjeux du module Achats-Stock pour les services techniques :

 

Le module Achats-Stock est composé de multiples fonctions : demandes de devis, commandes, budgets et les stocks. Elles peuvent être utilisées de manière complémentaire ou autonome.

Le premier enjeu pour les services techniques est de simplifier et centraliser le traitement souvent complexe des approvisionnements en fournitures et prestations. Il s’agit tout d’abord de permettre aux services d’exprimer leurs besoins en fournitures. Ces derniers ne sont pas nécessairement liés aux services techniques.

Le second enjeu de ce module est la valorisation des stocks notament grâce au calcul automatisé du prix moyen unitaire pondéré ou à la  gestion des entrées et sorties en mode FIFO (First In First Out – Premier entré, premier sorti).

Enfin le module Achat Stock propose un suivi des budget et des comptes analytiques.

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    Module Parc Auto

  • Module Cartographie pour les services techniques

    Module Cartographie

  • Module Application mobile pour les services techniques

    Application Mobile