Mon fichier Excel est conçu sur mesure, il est simple et “gratuit”…

Commencer par un fichier Excel est très souvent la première étape de l’informatisation des services techniques. Votre tout premier fichier Excel a déjà le mérite d’économiser un temps précieux à parcourir toutes les papiers des fiches d’interventions pour savoir où en sont les travaux.

Sans être un expert d’Excel ou autre logiciel tableur, il est facile de construire en quelques cliques un petit outil de suivi pour la gestion de son service technique. Comme pour tout tableau à deux entrées, il s’agit de choisir la variable que je mets en ligne et celle que je mets en colonne. Ensuite dans la cellule, je peux utiliser des croix, les remplir avec des codes couleurs, saisir du texte (Description, notes…) ou des chiffres ( Nombre d’heures ou le coût). Petit à petit, vous l’enrichissez avec des listes de sélection de filtres, des liens entre les feuilles, etc…

Exemple 1 – Suivi des demandes

On utilise les lignes pour saisir une nouvelle demande d’interventions. Les colonnes permettent de renseigner une description, de positionner l’état d’avancement et d’indiquer les actions au préalable.

Exemple 2 – Cumul des heures réalisées par site

On utilise les lignes pour lister les sites. Les colonnes contiennent tous les types de travaux regroupés par service.

…mais j’arrive à des limites pour une gestion plus avancée.

Lorsque un outil devient indispensable au quotidien, j’essaie naturelement de l’améliorer. J’identifie souvent des petites choses qui pourraient rendre plus de services. Deux options s’offre à moi : transformer mon fichier Excel “simple” en fichier Excel “complexe” voir en Macro (devenant par la même occasion un véritable expert des tableurs) ou se tourner vers un logiciel métier dédié à la gestion des services techniques.

Dans le cas de la première option, certains se cassent malheureusement les dents car il y a des limites incontournables à la nature des outils bureautique tableurs.

Pas collaboratif

On ne peut pas travailler à plusieurs en même temps. En effet, lorsque j’ouvre un fichier Excel disponible sur un espace du réseau, il devient vérouillé en écriture (“lock”). Mon collègue qui ouvre le même fichier, ne pourra que le consulter. S’il a besoin de faire une saisie urgente, il devra enregistrer une autre version en changeant le nom du fichier.

Pas fiable

Je ne suis jamais sûr si la version du fichier est la dernière à jour. Comme expliqué ci-dessus, si je parviens à patienter le temps que mon collègue ait fini son enregistrement sur le fichier Excel, je peux à mon tour l’ouvrir et enregistrer des nouvelles modifications. Le problème est qu’il peut arriver que mon collègue ait fait une nouvelle version dans l’urgence, n’a pas penser à supprimer l’ancienne version ou encore omis de m’informer du bon fichier à jour.

Pas diffusable

L’utilisateur doit être forcément sur le réseau local. Dans le cas où le CTM, le bâtiment des services techniques n’est pas relié au réseau local, une utilisation partagé avec le service accueil/ secrétariat de la mairie devient compliqué. A moins de se renvoyer par mail le fichier avec rigueur, on tombe ici sur une contrainte forte. Il est également difficile pour ne pas dire inpensable de travailler sur un fichier commun avec les autres interlocuteurs comme les élus (Rapport période de l’activité par exemple) ou les responsables d’établissements ( Liste de leurs demandes d’intervention avec mise à jour de l’avancement).

Pas intuitif

Peu de personnes parviennent à l’exploiter vraiment. Si je suis le créateur du tableau, il est naturement facile pour moi de le comprendre. A moins de l’avoir conçu à plusieurs, les autres personnes vont souvent éprouver des difficultés à l’utiliser correctement; en tout cas de manière fidèle à la façon dont les cellules doivent être remplies selon moi. S’agissant de liens entre feuille ou d’une véritable MACRO, le challenge s’avère encore plus difficile pour faire adopter l’outil par tous les services techniques. Enfin il est important de se poser la question de la maintenance du fichier lorsque son concepteur quitte l’organisation.

OpenGST répond-il à tous ces critères ?

Dans la construction du logiciel OpenGST, nous avons évidement été attentif à ces critères, sans quoi il n’y aurait aucun intérêt à l’adopter.

Collaboratif

Le logiciel est conçu pour être utilisé par plusieurs personnes connectées en même temps. D’ailleurs avec OpenGST, vous n’avez aucune limite dans le nombre d’utilisateurs. Le logiciel s’appuie sur une base de données unique (PostgreSQL) qui permet de gérer des nombreuses écritures simultanées ( lecture, ajout, modification, suppression, impression…) et détient une très grande capacité de stockage des données.

Fiable

Etant sur une base de données unique, l’information que vous lisez est mécaniquement la dernière à jour. La fiabilité de la connexion au logiciel est garantie par la qualité du réseau qui a été préalablement testé et vérifié lors de l’installation.

Diffusable

OpenGST est un logiciel 100% Full Web. Cela signifie que vous pouvez y accéder depuis n’importe quel ordinateur ayant une connexion internet. Directrice d’école, élu, président d’association… vous pouvez étendre l’usage du logiciel à tous ces profils ( avec les droits restreints configurés).

Intuitif

Nous avons accordé une grande attention à rendre OpenGST le plus intuitif possible. Nous avons beaucoup écouté nos mairies partenaires qui nous ont fait part des défauts des logiciels considérés comme de véritable « usines à gaz” avec des interfaces très complexes. Nous avons donc choisi de travailler chaque interface, chaque formulaire, chaque bouton d’action de manière à rendre son utilisation la plus simple. La navigation dans le logiciel hérite de cette simplification avec un menu efficace, des écrans intuitifs, des champs pré-remplis dès que possible et un nombre de clics optimisé.