Ils utilisent le module Réservations

Découvrez les structures privées et les collectivités qui ont déployé le module Réservations pour la gestion de leur quotidien.

Enjeux du module Réservations pour les services techniques :

Le premier enjeu pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes de réservation. En effet, la collectivité éprouve  le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, l’email ou encore la personne de passage. Le module Réservations a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents habituels mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, un président d’association pourra vérifier la disponibilité d’une salle et effectuer directement sa demande de réservation. Le gestionnaire, responsable de la salle, pourra ensuite valider ou refuser la demande. Le logiciel averti le demandeur, à la fois sur le logiciel et par le biais de notification reçues par email. Les demandes peuvent se faire également via le site internet de la collectivité. Nous intégration en deux clics le formulaire au format iFrame, peu importe le type de site web ou les contraintes du CMS (Content Management System) / BackOffice.  Enfin la génération automatique du bon de réservation ou de la facture (pour les prêts tarifés), l’état des lieux sortant permettent une gestion complète pour les responsables de ressources.

Le deuxième enjeu de ce module Réservations est de coordonner les tâches avec les services techniques.  En effet une réservation entraîne souvent des actions en amont comme la préparation d’une salle, le montage d’un podium ou d’un barnum ou  un branchement électrique; et des actions en aval comme le nettoyage de la salle, d’un terrain ou aller chercher les barrières.  Tout l’intérêt d’OpenGST est de profiter de passerelles intéressantes entre les modules, en l’occurrence ici nous retrouvons la complémentarité avec le module Interventions.  Concrètement le gestionnaire est en mesure de générer une demande d’intervention auprès des services techniques. Lorsque ces derniers ont accepté et effectué les tâches, le gestionnaire est averti en retour. Les temps passés peuvent être ensuite intégrés à la réservation sous forme de simple information ou de coûts supplémentaires dans la facture adressée au demandeur.