La GMAO dans les établissements hospitaliers : témoignage utilisateur

L’Etablissement Public de Santé de Lomagne est composé de trois EHPAD, un service de Médecine, un service de Soins de Suite et de Réadaptation, Soins à domicile, une plateforme de répit et accueil de jour.

Les différents services, soient 472 lits et places, sont répartis sur les villes de Fleurance et Lectoure.


Gilles DE CARVALHO, Responsable Informatique :

« Dans le cadre de l’informatisation de la gestion des demandes au service technique, j’ai eu le plaisir de découvrir OpenGST.

Ce qui m’a séduit : une sensation de simplicité, je me projetais facilement en tant qu’utilisateur, étant à la recherche d’une solution qui ne nécessite pas de lourds investissements de formation, et une solution directement accessible, c’est un critère aujourd’hui. »

Christophe MISSIAEN, Responsable Logistique :

« C’est un outil qui est vraiment bien dans la mesure où les demandeurs ont des informations, ce qu’ils n’avaient pas avant. Avant, s’ils voulaient savoir si l’intervention était réalisée, c’était un constat sur le terrain, ou un coup de téléphone pour savoir si la demande était prise en compte. C’était très lourd à gérer. »

Éric BOUGAULT, Responsable Services Techniques :

« Aujourd’hui avec le nouveau logiciel forcément on gagne du temps, c’était le but, et surtout il y a une facilité de communication, d’échange, avec les agents, qu’on n’avait pas auparavant. »

Pascale MAURY, Infirmière Coordonnatrice :

« Tout le service va se connecter quand il veut et peut voir la liste des demandes qui ont été faites. On n’a pas de doublon, on ne perd pas de temps, et il n’y a pas besoin d’avoir une transmission orale, tout peut se faire à distance, et peu importe l’heure. »


LES DEMANDES D’INTERVENTIONS ET LE SUIVI 

Gilles DE CARVALHO :

« Notre première marche était de dématérialiser complètement le circuit des demandes d’interventions et du suivi de ces demandes. Le demandeur est au courant, en temps réel, que sa demande est prise en compte, qu’elle est validée, que l’intervention a débutée, qu’elle est terminée. Cette fonctionnalité, que ce soit pour le demandeur collègue, soignant, personnel administratif, logistique, cuisiniers (…) ou le responsable de service, ça donne un tableau de bord immédiat en temps réel du suivi de ces interventions.

Christophe MISSIAEN :

« Ce qui nous a plu dans OpenGST ce sont tous ces éléments qui nous permettent d’avoir une vision complète de la gestion des services techniques, également en termes de rentabilité, car la présence des techniciens et le temps consacré aux interventions a un coût, ça nous permet d’obtenir des données chiffrées qu’on transmet aux services financiers. »

Eric BOUGAULT :

« Ce logiciel donne aussi la possibilité de quantifier les besoins par service, et d’être plus réactifs par rapport aux urgences. »


LES PROFILS DES UTILISATEURS

Gilles DE CARVALHO :

« On peut créer autant d’accès que de profils nécessaires. Nous avons par exemple fait le choix pour les services de soins de créer des « boites aux lettres », des accès génériques.

Ça nous permet de centraliser, et que les collègues d’un même service puissent accéder aux demandes de leur propre service visuellement, et les suivre »

Pascale MAURY :

« Le fait qu’une demande soit faite pour un service, tous les agents travaillent pour LE service. Ça créer une dynamique d’équipe, en tout cas une prise de conscience que la demande est faite pour une équipe, un service, pour un ensemble de résidents. »

Gilles DE CARVALHO :

« Le gros point fort c’est l’ergonomie. Un simple entonnoir, une création de filtre, et de manière assez naturelle, la possibilité de créer ses propres favoris en quelques clics. Ce que je trouve idéal dans ce logiciel, c’est cette zone de recherche : une seule et unique zone de recherche. »

Pascale MAURY :

« Quand l’agent fait une demande, il faut que ce soit le plus rapide et le plus simple possible. Plus c’est simple, plus c’est utilisé. »


L’APPLICATION MOBILE

Gilles DE CARVALHO :

« Nous avons équipé nos agents des services techniques de smartphones »

Eric BOUGAULT :

« Aujourd’hui, tout passe directement par le logiciel. Je reçois les demandes, et transmet à mes équipes via mon smartphone. Une fois que les agents ont fait leur travail, ils clôturent les tâches, et moi je reçois directement les informations, et je peux clôturer la demande »

Gilles DE CARVALHO :

« Nous sommes axés vers la mobilité. Comme vous avez pu le voir nos professionnels sont mobiles, il est très important qu’ils puissent avoir sur leurs chariots ou sur eux-mêmes, l’accès à cette information sans être tributaire d’une zone »


LES AUTRES RAISONS D’AVOIR CHOISI OPENGST

Gilles DE CARVALHO :

« Ce qui m’a séduit aussi, c’est l’aspect participatif. Le concept m’intéresse parce que cette société est proche des besoins de ses utilisateurs, on est une équipe, nous avons besoin de cette société, elle a besoin de ses clients, construisons ensemble ce qui va faire que notre partenariat va fonctionner, et chacun va s’y retrouver. Les clients peuvent investir pour proposer une fonctionnalité. Si cette fonctionnalité qui n’avait jamais été imaginée par l’éditeur est développée, elle sera en plus proposée de fait. »

[OpenGST Lab – l’objectif est que chacun puisse, en fonction de ses capacités et de ses besoins, participer à l’amélioration du logiciel des services techniques]

Pascale MAURY :

« On arrive enfin à sortir de la culture papier et à entrer dans l’utilisation du numérique. De plus en plus, le personnel dans sa vie privée utilise aussi le numérique. Donc tant que l’outil est simple d’utilisation, qu’il ressemble à ce que l’on peut faire à la maison, ça fonctionne. »

Gilles DE CARVALHO :

« Pour évoquer le futur, ce logiciel de gestion des services techniques, nous allons, à très court terme l’étendre sur un tout autre périmètre métier : il va devenir un gestionnaire des demandes – tout court. »

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