Générer automatiquement une demande auprès de plusieurs fournisseurs.
Les gestionnaires d’entrepôt saisissent les entrées et sorties de stock. L’inventaire périodique est facilité.
L’acheteur s’assure que la ligne budgétaire est suffisante pour effectuer son achat.
Le bon de commande validé créé l’engagement comptable directement dans le logiciel de finance.
| Expression des besoins | Désignation des articles souhaités avec le libellé , le DQE et la quantité de chaque fourniture ou chaque prestation. |
| Fournisseurs | Sélection des fournisseurs / prestataires pouvant répondre au besoin. |
| Envoi de la demande | Transmission de la demande de devis individuellement à chaque fournisseur avec un message email automatisé et formaté. |
| Sélection du fournisseur | A la réception des devis, saisie des prix unitaires dans un tableau comparatif qui permet de faire le choix du fournisseur. |
| Disponibilité budgétaire | Vérification de la disponibilité des lignes budgétaires concernés par l’achat. |
| Traitement de la commande | Sélection du service acheteur, du fournisseur, des fournitures/prestations achetées et l’emplacement de stockage. |
| Acceptation | Validation / refus par l’agent responsable et/ ou l’élu référent pour les achats. La nécessité de supervision est ajustable selon le montant de la commande. |
| Engagement | Génération automatique de l’engagement directement dans le logiciel des finances grâce la passerelle entre les deux logiciels. |
| Envoi de la commande | Transmission du bon de commande du fournisseur. |
| Réception | Suivi de la livraison des fournitures ou des prestations. Prise en compte des réceptions partielles avec suivi des quantités arrivées et toujours en attente. |
| Facture | Traitement de la facture : l’acheteur confirme l’adéquation avec la commande. Le service comptable signale le paiement de la facture. |
| Préparation | Chaque service technique prépare son budget. Celui-ci est ventilé par lignes budgétaires. Une fois voté, le budget est validé et devient disponible. |
| Synchronisation | Synchronisation automatique avec les budgets instruits dans le logiciel des finances. |
| Disponibilité | Mise à jour qui permet un suivi des montants consommés, engagés et disponibles. |
| Demandes internes | Centralisation des demandes internes exprimées par les services techniques ou par les autres services. |
| Approvisionnement | Gestion du stock avec le réapprovisionnement (demande de devis / commande) des articles en rupture de stock ou en stock critique. |
| Entrée/Sortie | Pointage des entrées et sorties sur chaque lieu de stockage. Saisie manuelle ou utilisation d’une douchette scanner. Gestion des étiquettes code-barre pour les entrées. |
Le module Achats Stock permet de gérer le processus complet des achats et des stocks. En lien avec le module Interventions, il permet aux agents de la collectivité d’exprimer leur besoin en fourniture pour la réalisation d’une intervention.
Le module Achats-Stock est composé de multiples fonctions : demandes de devis, commandes, budgets et les stocks. Elles peuvent être utilisées de manière complémentaire ou autonome.
Le premier enjeu pour les services techniques est de simplifier et centraliser le traitement souvent complexe des approvisionnements en fournitures et prestations grâce à un logiciel de gestion des services techniques. Il s’agit tout d’abord de permettre aux services d’exprimer leurs besoins en fournitures. Ces derniers ne sont pas nécessairement liés aux services techniques.
Le second enjeu de ce module est la valorisation des stocks notamment grâce au calcul automatisé du prix moyen unitaire pondéré ou à la gestion des entrées et sorties en mode FIFO (First In First Out – Premier entré, premier sorti).
Le module Achats-Stock d’OpenGST permet de gérer l’ensemble du processus d’achat et de stock :
OpenGST permet aux collectivités d’optimiser leurs coûts en évitant les ruptures de stock et les surstocks, tout en respectant leurs budgets grâce à un suivi en temps réel des dépenses. Le logiciel automatise les processus (devis, commandes, inventaires) pour un gain de temps significatif, et améliore la traçabilité des achats et des stocks. Grâce à des données précises sur les consommations et les coûts, les responsables peuvent prendre des décisions éclairées et maîtriser leur gestion logistique et financière.
OpenGST propose des fonctionnalités clés pour les achats :
Demandes de devis, validation des commandes, suivi des budgets, création de bons de commande, et possibilité d’intégration avec certain logiciel de comptabilité pour une gestion fluide et traçable.
OpenGST automatise chaque étape :
Chaque commande ou ligne de commande est rattaché à une ligne budgétaire afin de proposer un suivi très fin de la consommation du budget alloué par service. Une vue dédié avec le pourcentage de consommation du budget est disponible.
Non, le module de gestion des achats et des stocks ne crée pas d’engagement comptable, cela est géré par le logiciel de finance. OpenGST génère une commande d’achat à transmettre au service finance. Il peut aussi s’interopérer avec certains logiciels de finance comme Ciril Net Finance pour générer automatiquement la commande.
OpenGST simplifie et sécurise la gestion des stocks grâce à des outils intuitifs et automatisés :
OpenGST propose deux méthodes principales pour valoriser les stocks, adaptées aux besoins des collectivités, associations et entreprises :
Ces méthodes permettent une valorisation précise des stocks, essentielle pour les rapports financiers et la maîtrise des coûts.
Avec OpenGST anticipez et optimisez en permanence les niveaux de stock pour éviter les ruptures ou les excédents inutiles. Le logiciel permet de définir des seuils minimaux pour chaque article, et envoie des alertes automatiques dès qu’un risque de rupture est détecté.
En liant directement les besoins en stock avec les achats, en un clique l’utilisateur déclenche les commandes pour une logistique fluide et sans gaspillage. Une solution idéale pour une gestion des stocks intelligente et maîtrisée.
La valorisation automatique des stocks dans OpenGST offre plusieurs bénéfices clés pour les collectivités :
Oui, le module Achats-Stock d’OpenGST s’intègre parfaitement avec des logiciels de gestion financière tel que Ciril Net Finance. Dès qu’un bon de commande est saisie, OpenGST génère automatiquement une commande sur le logiciel de finance, sans ressaisie manuelle. Le circuit de validation est fait via le logiciel financier et garantit une traçabilité complète des dépenses et une cohérence budgétaire en temps réel.
Le module Achats-Stock et le module Interventions d’OpenGST travaillent en synergie pour une gestion fluide des consommables :
Cette communication permet d’éviter les ruptures de stock et d’optimiser l’utilisation des ressources.
Vous souhaitez une démonstration de notre logiciel ? N’hésitez plus, cliquez et contactez-nous.
