Formulaire pour saisir les demandes d’intervention.
Valider ou refuser l’intervention. Le demandeur sera averti automatiquement.
Le responsable de service prépare les emplois du temps de ses agents et de ses équipes.
Le responsable imprime les fiches uniques ou les fiches hebdomadaires et les donne aux techniciens.
| Demandeur | Identification du demandeur depuis l’annuaire disponible ou reconnaissance automatique grâce aux identifiants de connexion. |
| Demande | Saisie du libellé, description, localisation, service technique concerné, ajout d’une pièce-jointe comme une photo |
| Traitement | Validation ou refus de la demande. Aiguillage vers un circuit de validation particulier. |
| Priorisation | Date à laquelle l’intervention doit être théoriquement clôturée. |
| Catégories | Qualification de la nature de la demande ( réparation, amélioration, vandalisme…). |
| Alertes | Notification envoyée au demandeur lors de l’enregistrement et lors de la validation /refus. |
| Planification | Affectation de la tâche de l’intervention à un agent, une équipe ou un prestataire. |
| Emploi du temps | Gestion des heures travaillées et des absences comme les congés, maladie, formation…( interface possible avec un logiciel RH). |
| Ressources | Vérification de la disponibilité du matériel et du véhicule nécessaire pour l’intervention. |
| Fiches | Impression papier des fiches d’interventions, séparées ou groupées par équipe, par semaine … |
| Suivi | Vérification de l’état d’avancement d’une interventions et contrôle de celles dont la date butoir est dépassée. |
| Coût | Génération automatique du coût de l’intervention, ventilé entre le coût humain, le matériel et les fournitures. |
| Stock | Vérification, lors de la création de la tâche, de la disponibilité des fournitures en stock. |
| Relevé | Saisie du temps passé et des fournitures réellement consommées. |
| Clôture | Clôture automatique de l’intervention lorsque la dernier tâche est relevée. |
| Alertes | Notification au demandeur signalant que l’intervention a bien été réalisée. |
Le module Interventions a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents habituels mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, une directrice d’école pourra signaler les réparations à faire sur ses bâtiments directement sur son compte OpenGST. Elle pourra également suivre l’état d’avancement de l’intervention, à la fois sur le logiciel et par le biais de notifications reçues par email.
Cependant, l’affectation d’interventions à des prestataires permet de couvrir tous les scénarios possibles. Pour les travaux qui s’étendent sur plusieurs semaines, le DST et les responsables de service peuvent suivre la bonne réalisation des interventions et être alertés des éventuels retards.
Enfin le module Interventions calcule automatiquement le coût de l’intervention. Il prend en compte le coût humain, le coût du matériel et le coût d’utilisation du matériel, et fonctionne de manière complémentaire avec notre logiciel gestion de patrimoine.
Le premier enjeu de notre logiciel gestion services techniques pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes d’interventions.
En effet, la collectivité éprouve le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, l’email ou encore une personne de passage.
Deuxièmement, l’enjeu de ce module Interventions est de faciliter le travail de coordination pour le responsable de service.
Une fois la demande validée, il s’agit pour lui de transmettre la fiche d’intervention à ses agents qui réaliseront le travail sur le terrain. Selon le caractère d’urgence, il pourra d’abord passer par une planification des tâches pour une meilleure gestion des emplois du temps.
Les moyens utilisés comme le véhicule, le matériel et les fournitures seront soit réservés avant ou déclarés lors du relevé de la tâche. La gestion de ces dernières pourra être facilitée grâce à notre module complémentaire achat stock.
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