Logiciel gestion services techniques

Saisir une demande

Un Formulaire pour saisir les demandes d’intervention

Valider une intervention

Valider ou refuser l’intervention. Le demandeur sera averti automatiquement.

Transmettre les fiches

Le responsable imprime les fiches uniques ou les fiches hebdomadaires et les donne aux techniciens.

Planifier les tâches

Le responsable de service prépare les emplois du temps de ses agents et de ses équipes

Les principales fonctionnalités du module

Interventions

Logiciel services techniques

Demandes d’interventions
Validation et priorisation des interventions
Suivi des réalisations
Planification des emplois du temps
Relevé des tâches

Détails des fonctionnalités

Demandeur         Identification du demandeur depuis l’annuaire disponible ou reconnaissance automatique grâce aux identifiants de connexion.
DemandeSaisie du libellé, description, localisation, service technique concerné, ajout d’une pièce-jointe comme une photo
TraitementValidation ou refus de la demande. Aiguillage vers un circuit de validation particulier.
PriorisationDate à laquelle l’intervention doit être théoriquement clôturée.
CatégoriesQualification de la nature de la demande ( réparation, amélioration, vandalisme…).
AlertesNotification envoyée au demandeur lors de l’enregistrement et lors de la validation /refus.
Planification      Affectation de la tâche de l’intervention à un agent, une équipe ou un prestataire.
Emploi du tempsGestion des heures travaillées et des absences comme les congés, maladie, formation…( interface possible avec un logiciel RH).
RessourcesVérification de la disponibilité du matériel et du véhicule nécessaire pour l’intervention.
Fiches        Impression papier des fiches d’interventions, séparées ou groupées par équipe, par semaine …
SuiviVérification de l’état d’avancement d’une interventions et contrôle de celles dont la date butoir est dépassée.
CoûtGénération automatique du coût de l’intervention, ventilé entre le coût humain, le matériel et les fournitures.
Stock          Vérification, lors de la création de la tâche, de la disponibilité des fournitures en stock.
RelevéSaisie du temps passé et des fournitures réellement consommées.
ClôtureClôture automatique de l’intervention lorsque la dernier tâche est relevée.
AlertesNotification au demandeur signalant que l’intervention a bien été réalisée.

Exemple

D’utilisation du module de gestion des services techniques Interventions

Ils utilisent le module interventions

Découvrez les structures privées et les collectivités qui ont déployé le module Interventions pour la gestion de leur quotidien.

Enjeux en terme de GMAO

Du module Interventions

Le module Interventions a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents habituels mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, une directrice d’école pourra signaler les réparations à faire sur ses bâtiments directement sur son compte OpenGST. Elle pourra également suivre l’état d’avancement de l’intervention, à la fois sur le logiciel et par le biais de notifications reçues par email.

L’affectation d’interventions à des prestataires permet de couvrir tous les scénarios possibles. Pour les travaux qui s’étendent sur plusieurs semaines, le DST et les responsables de service peuvent suivre la bonne réalisation des interventions et être alertés des éventuels retards.

Enfin le module Interventions calcule automatiquement le coût de l’intervention .
Il prend en compte le coût humain, le coût du matériel et le coût d’utilisation du matériel.

Pour les services techniques

Le premier enjeu pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes d’interventions.
En effet, la collectivité éprouve le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, l’email ou encore une personne de passage.

Le deuxième enjeu de ce module Interventions est de faciliter le travail de coordination pour le responsable de service.
Une fois la demande validée, il s’agit pour lui de transmettre la fiche d’intervention à ses agents qui réaliseront le travail sur le terrain. Selon le caractère d’urgence, il pourra d’abord passer par une planification des tâches pour une meilleure gestion des emplois du temps.

Les moyens utilisés comme le véhicule, le matériel et les fournitures seront soit réservés avant ou déclarés lors du relevé de la tâche.