Logiciel de gestion des services techniques

Vérifier la disponibilité

Consulter le planning d’une salle, d’un matériel ou d’un véhicule. Le détail des réservations reste confidentiel pour le demandeur.

Saisir une demande

Formulaire pour saisir les demandes de réservations.

Valider une intervention

Le gestionnaire valide ou refuse la demande de réservation. Le demandeur reçoit l’information automatiquement par mail.

Préparer la ressource

Générer les tâches à réaliser par les services techniques avant la réservation.

Faire l'état des lieux

Le gestionnaire renseigne les éventuelles dégradations ou pertes. Ces informations sont consignées dans l’historique de la ressource.

Transmettre le bon / la facture

Le gestionnaire envoie par mail automatique, le bon de réservation ou la facture au demandeur.

Les principales fonctionnalités du module

Réservations

Logiciel de gestion des services techniques

Demandes de réservation de salle et matériel
Planning des disponibilités
Validation et qualification des demandes
États des lieux, édition de bons et factures

Détails des fonctionnalités

DemandeurIdentification du demandeur depuis l’annuaire disponible. Les possibilités de réservations peuvent être restreintes au profil du demandeur : particulier, association, entreprise….
DemandeSaisie du libellé, une description, confirmation du début et de la fin de la réservation.
Récurrence     Fréquence de la réservation par jour, par semaine ou par mois avec de multiples possibilités.
Disponibilités         Confirmation des ressources souhaitées (salle, matériel…).
NavigationChoix de la date de la réservation selon la vue jour, semaine ou mois.
RessourcesSélection des ressources souhaitées : salle, tables, chaises, barrières, chapiteaux…
DisponibilitésMise en évidence des créneaux déjà réservés ou en attente de confirmation.
Confidentialité   Accès restreint des informations disponibles concernant la nature de la demande et le demandeur.
AcceptationValidation / refus de la demande de réservation par le gestionnaire des ressources.
NotificationLe demandeur reçoit la confirmation avec un bon ou une facture générés automatiquement.
Préparation      Intervention envoyée aux services techniques pour l’installation de la salle, la livraison de barrières, le branchement électrique…
Etat des lieux   Instruction des éventuels casses, détérioration ou perte des éléments réservés.

Exemple

D’utilisation du module  de gestion technique Réservations

Ils utilisent le module réservations

Découvrez les structures privées et les collectivités qui ont déployé le module Réservations pour la gestion de leur quotidien.

Enjeux en terme de GMAO

Clôture d'une réservation OpenGST

Du module réservations

Le premier enjeu pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes de réservation. En effet, la collectivité éprouve  le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, l’email ou encore la personne de passage. Le module Réservations a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents habituels mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, un président d’association pourra vérifier la disponibilité d’une salle et effectuer directement sa demande de réservation.

Le gestionnaire, responsable de la salle, pourra ensuite valider ou refuser la demande. Le logiciel averti le demandeur, à la fois sur le logiciel et par le biais de notification reçues par email. Les demandes peuvent se faire également via le site internet de la collectivité. Nous intégration en deux clics le formulaire au format iFrame, peu importe le type de site web ou les contraintes du CMS (Content Management System) / BackOffice. 

Enfin la génération automatique du bon de réservation ou de la facture (pour les prêts tarifés), l’état des lieux sortant permettent une gestion complète pour les responsables de ressources.

Pour les services techniques

Le deuxième enjeu de ce module Réservations est de coordonner les tâches avec les services techniques.  En effet une réservation entraîne souvent des actions en amont comme la préparation d’une salle, le montage d’un podium ou d’un barnum ou  un branchement électrique; et des actions en aval comme le nettoyage de la salle, d’un terrain ou aller chercher les barrières. 

Tout l’intérêt d’OpenGST est de profiter de passerelles intéressantes entre les modules, en l’occurrence ici nous retrouvons la complémentarité avec le module Interventions

Concrètement le gestionnaire est en mesure de générer une demande d’intervention auprès des services techniques. Lorsque ces derniers ont accepté et effectué les tâches, le gestionnaire est averti en retour. Les temps passés peuvent être ensuite intégrés à la réservation sous forme de simple information ou de coûts supplémentaires dans la facture adressée au demandeur.

Demande de réservation OpenGST