Consulter le planning d’une salle, d’un matériel ou d’un véhicule. Le détail des réservations reste confidentiel pour le demandeur.
Formulaire pour saisir les demandes de réservations.
Le gestionnaire valide ou refuse la demande de réservation. Le demandeur reçoit l’information automatiquement par mail.
Générer les tâches à réaliser par les services techniques avant la réservation.
Le gestionnaire renseigne les éventuelles dégradations ou pertes. Ces informations sont consignées dans l’historique de la ressource.
Le gestionnaire envoie par mail automatique, le bon de réservation ou la facture au demandeur.
| Demandeur | Identification du demandeur depuis l’annuaire disponible. Les possibilités de réservations peuvent être restreintes au profil du demandeur : particulier, association, entreprise…. |
| Demande | Saisie du libellé, une description, confirmation du début et de la fin de la réservation. |
| Récurrence | Fréquence de la réservation par jour, par semaine ou par mois avec de multiples possibilités. |
| Disponibilités | Confirmation des ressources souhaitées (salle, matériel…). |
| Navigation | Choix de la date de la réservation selon la vue jour, semaine ou mois. |
| Ressources | Sélection des ressources souhaitées : salle, tables, chaises, barrières, chapiteaux… |
| Disponibilités | Mise en évidence des créneaux déjà réservés ou en attente de confirmation. |
| Confidentialité | Accès restreint des informations disponibles concernant la nature de la demande et le demandeur. |
| Acceptation | Validation / refus de la demande de réservation par le gestionnaire des ressources. |
| Notification | Le demandeur reçoit la confirmation avec un bon ou une facture générés automatiquement. |
| Préparation | Intervention envoyée aux services techniques pour l’installation de la salle, la livraison de barrières, le branchement électrique… |
| Etat des lieux | Instruction des éventuels casses, détérioration ou perte des éléments réservés. |
Le premier enjeu pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes de réservation. En effet, la collectivité éprouve le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, l’email ou encore la personne de passage. Le module Réservations a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents habituels mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, un président d’association pourra vérifier la disponibilité d’une salle et effectuer directement sa demande de réservation.
Le gestionnaire, responsable de la salle, pourra ensuite valider ou refuser la demande. Le logiciel mairie averti le demandeur, à la fois sur le logiciel et par le biais de notification reçues par email. Les demandes peuvent se faire également via le site internet de la collectivité. Nous intégration en deux clics le formulaire au format iFrame, peu importe le type de site web ou les contraintes du CMS (Content Management System) / BackOffice.
Enfin la génération automatique du bon de réservation ou de la facture (pour les prêts tarifés), l’état des lieux sortant permettent une gestion complète pour les responsables de ressources.
Le deuxième enjeu de ce module Réservations est de coordonner les tâches avec les services techniques. En effet une réservation entraîne souvent des actions en amont comme la préparation d’une salle, le montage d’un podium ou d’un barnum ou un branchement électrique; et des actions en aval comme le nettoyage de la salle, d’un terrain ou aller chercher les barrières.
Tout l’intérêt d’OpenGST est de profiter de passerelles intéressantes entre les modules, en l’occurrence ici nous retrouvons la complémentarité avec le module de gestion des interventions.
Concrètement le gestionnaire est en mesure de générer une demande d’intervention auprès des services techniques. Lorsque ces derniers ont accepté et effectué les tâches, le gestionnaire est averti en retour. Les temps passés peuvent être ensuite intégrés à la réservation sous forme de simple information ou de coûts supplémentaires dans la facture adressée au demandeur.
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