Le logiciel services techniques génère t-il assez d’économies pour justifier son achat ?

  Peu importe le domaine d’activité, l’acquisition d’un logiciel pose toujours le problème du coût d’achat. Une fois déterminer la plus value du logiciel, il est important, dans un contexte de contrainte budgétaire, d’évaluer si le retour sur investissement est intéressant. OpenGST ne fait pas gagner d’argent mais il permet de faire des économies de temps donc d’argent. On pense bien sûr en premier lieu aux appels répétés des demandeurs qui veulent savoir l’état d’avancement de leur requête. Les pertes de temps proviennent aussi d’autres situation. Beaucoup de mairies nous ont fait part d’expériences vécues où un “petit grain de sable” peut entraîner des conséquences coûteuses. Il s’avère souvent que ce “petit grain de sable” vient d’un manque d’accès à la bonne information, au bon moment et la coordination entre tous les acteurs. Voici un exemple concret qui illustre ce cas de figure :

Allers-retours d’une demande d’intervention

8h30

Une directrice d’école appelle le secrétariat des services techniques pour signaler qu’une trentaine d’ardoises du toit de l’école sont tombées suite à la tempête qui a eu lieu pendant la nuit. La secrétaire note sur une fiche papier modèle, resaisit la demande sur le fichier Excel, puis appelle le responsable du service bâtiments pour l’avertir. Ce dernier est malheureusement en déplacement sur un chantier et n’entend pas son téléphone portable sonné.

11h00

la directrice rappelle pour savoir si sa demande a bien été prise en compte et surtout savoir quand est-ce-qu’un agent technique pourra passer. Il y a beaucoup de débris coupant dangereux pour les enfants. Elle a placée une corde pour délimiter une zone “interdite” mais elle n’est pas rassurée… La secrétaire lui indique qu’elle a laissé un message sur le répondeur du responsable. Vu l’inquiétude, elle va contacter un agent de terrain du service bâtiment. Ce dernier est en train de réparer une fuite d’eau à la crèche, intervention plus urgente.

12h30

Le responsable du bâtiment, après avoir écouté son message, se rend à l’école mais la directrice est parti déjeuner. Il liste les dégats et évalue les moyens pour venir faire le nettoyage et la réparation du toit. Il appelera en début d’après-midi un couvreur pour venir faire un devis.

14h30

La directrice d’école appelle à nouveau la mairie pour avoir des nouvelles. La secrétaire, ne voyant rien de de noté sur le fichier Excel qu’elle partage avec le responsable bâtiments, se déplace à son bureau, revient et lui informe que les services techniques vont venir nettoyer et qu’un artisan devrait passé en fin d’après-midi. Il faudrait qu’elle reste pour lui ouvrir.

17h45

Deux agents sont venus ramassés les débris d’ardoise. N’ayant pas d’échelle adaptée à une grande hauteur, ils n’ont pas pu placer de bâche sur le toit. La directrice attend que le couvreur passe mais ne sait pas à quelle heure. La mairie est fermée, elle ne peut plus avoir le nom et le numéro de portable de celui-ci. Ces informations ont été pourtant bien renseignées par le responsable Bâtiments sur le fichier Excel. La météo annonce de la pluie pour la nuit à venir, la directrice appele un élu dont elle a le numéro. Ce dernier appelle immédiatement le responsable Bâtiments qui appelle à son tour la directrice pour lui donner le nom de l’artisant mais ne se souvient plus du numéro de portable; il ne peut malheureusement pas consulter le fichier Excel de chez lui. Tout le monde espère que le couvreur ne tarde pas trop.

19h30

Le couvreur arrive à l’école… fermée. La directrice ne pouvant plus attendre, est rentré chez elle. L’artisan, retardé sur un chantier a voulu avertir la directrice mais n’avait aucun numéro de téléphone. Le standard téléphonique de la mairie étant fermé, il laisse un message pour dire qu’il pourra répasser demain matin à la première heure.

Le lendemain – 8h00

Sans bâche de protection, la pluie a causé des dommages dans le sous-toit de l’école. D’importantes auréoles d’humidité sont déjà apparues au plafond d’une classe. Furieuse, la directrice rappele l’élu pour lui faire part de son mécontentement.