Module Interventions

Module Interventions - logiciel service technique
Module Interventions - formulaire demande - logiciel service techniqueModule Interventions - Vue Planning - logiciel service techniqueModule Interventions - Coput intervention - logiciel service technique

Module Interventions

Les principales fonctionalités du module sont les suivantes :

  • Demande d’interventions.
  • Validation et priorisation des interventions
  • Suivi des réalisations
  • Planification des emplois du temps.
  • Relevé des tâches

 


Le module permet les actions suivantes

 

Exemples d’utilisation du module Interventions :

Demandeur Identification du demandeur depuis l'annuaire disponible ou reconnaissance automatique grâce aux identifiants de connexion.
Demande Saisie du libellé, description, localisation, service technique concerné, ajout d'une pièce-jointe comme une photo
Traitement Validation ou refus de la demande. Aiguillage vers un circuit de validation particulier.
Priorisation Date à laquelle l'intervention doit être théoriquement clôturée.
Catégories Qualification de la nature de la demande ( réparation, amélioration, vandalisme...)
Alertes Notification envoyée au demandeur lors de l'enregistrement et lors de la validation /refus.
Planification Affectation de la tâche de l'intervention à un agent, une équipe ou un prestataire.
Emploi du temps Gestion des heures travaillées et des absences comme les congés, maladie, formation...( interface possible avec un logiciel RH)
Ressources Vérification de la disponibilité du matériel et du véhicule nécessaire pour l'intervention.
Fiches Impression papier des fiches d'interventions, séparées ou groupées par équipe, par semaine ...
Suivi Vérification de l'état d'avancement d'une interventions et contrôle de celles dont la date butoir est dépassée.
Coût Génération automatique du coût de l'intervention, ventilé entre le coût humain, le matériel et les fournitures
Stock Vérification, lors de la création de la tâche, de la disponibilité des fournitures en stock.
Relevé Saisie du temps passé et des fournitures réellement consommées.
Clôture Clôture automatique de l'interventionde lorsque la dernier tâche est relevée.
Alertes Notification au demandeur signalant que l'intervention a bien été réalisée.

Connecteurs logiciel Calendrier et Ressources-Humaines

 

Enjeux du module Interventions pour les services techniques :

 

Le premier enjeu pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes d’interventions.
En effet, la collectivité éprouve  le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, l’email ou encore une personne de passage.

Le module Interventions a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents habituels mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, une directrice d’école pourra signaler les réparations à faire sur ses bâtiments directement sur son compte OpenGST. Elle pourra également suivre l’état d’avancement de l’intervention, à la fois sur le logiciel et par le biais de notification reçues par email.

Le deuxième enjeu de ce module Interventions est de faciliter le travail de coordination pour le responsable de service.
Une fois la demande validée, il s’agit pour lui de transmettre la fiche d’intervention à ses agents qui réaliseront le travail sur le terrain. Selon le caractère d’urgence, il pourra d’abord passer par une planification des tâches pour une meilleure gestion des emplois du temps.

Les moyens utilisés comme le véhicule, le matériel et les fournitures seront soit réservées avant ou déclarées lors du relevé de la tâche ( Lire aussi : Logiciel services techniques : comment faciliter la saisie des heures par les agents ?) .

L’affectation d’interventions à des prestataires permet de couvrir tous les scénarios possibles. Pour les travaux qui s’étendent sur plusieurs semaines, le DST et les responsables de service peuvent suivre la bonne réalisation des interventions et être alertés des éventuels retards.

Enfin le module Interventions calcule automatiquement le coût de l’intervention .
Il prend en compte le coût humain, le coût de l’utilisation du matériel et le coût du matériel.

 

Aller plus loin sur ces problématiques de gestion des services techniques :

 

Guide organisationnel sur le processus Patrimonial – Collectivités Locales

Mutualisation des services techniques – La Gazette

 

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    Module Achats-Stock

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    Module Fluides

  • Module Cartographie pour les services techniques

    Module Cartographie