Formulaire pour saisir les demandes d’intervention.
Valider ou refuser l’intervention. Le demandeur sera averti automatiquement.
Le responsable de service prépare les emplois du temps de ses agents et de ses équipes.
Le responsable imprime les fiches uniques ou les fiches hebdomadaires et les donne aux techniciens.
| Demandeur | Identification du demandeur depuis l’annuaire disponible ou reconnaissance automatique grâce aux identifiants de connexion. |
| Demande | Saisie du libellé, description, localisation, service technique concerné, ajout d’une pièce-jointe comme une photo |
| Traitement | Validation ou refus de la demande. Aiguillage vers un circuit de validation particulier. |
| Priorisation | Date à laquelle l’intervention doit être théoriquement clôturée. |
| Catégories | Qualification de la nature de la demande ( réparation, amélioration, vandalisme…). |
| Alertes | Notification envoyée au demandeur lors de l’enregistrement et lors de la validation /refus. |
| Planification | Affectation de la tâche de l’intervention à un agent, une équipe ou un prestataire. |
| Emploi du temps | Gestion des heures travaillées et des absences comme les congés, maladie, formation…( interface possible avec un logiciel RH). |
| Ressources | Vérification de la disponibilité du matériel et du véhicule nécessaire pour l’intervention. |
| Fiches | Impression papier des fiches d’interventions, séparées ou groupées par équipe, par semaine … |
| Suivi | Vérification de l’état d’avancement d’une interventions et contrôle de celles dont la date butoir est dépassée. |
| Coût | Génération automatique du coût de l’intervention, ventilé entre le coût humain, le matériel et les fournitures. |
| Stock | Vérification, lors de la création de la tâche, de la disponibilité des fournitures en stock. |
| Relevé | Saisie du temps passé et des fournitures réellement consommées. |
| Clôture | Clôture automatique de l’intervention lorsque la dernier tâche est relevée. |
| Alertes | Notification au demandeur signalant que l’intervention a bien été réalisée. |
Le module Interventions a pour objectif de faciliter les saisies des demandes par les agents habituels mais aussi par les demandeurs eux-mêmes. A titre d’exemple, une directrice d’école pourra signaler les réparations à faire sur ses bâtiments directement sur son compte OpenGST. Elle pourra également suivre l’état d’avancement de l’intervention, à la fois sur le logiciel et par le biais de notifications reçues par email.
Cependant, l’affectation d’interventions à des prestataires permet de couvrir tous les scénarios possibles. Pour les travaux qui s’étendent sur plusieurs semaines, le DST et les responsables de service peuvent suivre la bonne réalisation des interventions et être alertés des éventuels retards.
Enfin le module Interventions calcule automatiquement le coût de l’intervention. Il prend en compte le coût humain, le coût du matériel et le coût d’utilisation du matériel, et fonctionne de manière complémentaire avec notre logiciel gestion de patrimoine.
Le premier enjeu de notre logiciel gestion services techniques pour les services techniques est de centraliser et suivre les demandes d’interventions.
En effet, la collectivité éprouve le plus souvent des difficultés à rassembler les demandes qui sont exprimées par les différents canaux comme le téléphone, l’email ou encore une personne de passage.
Deuxièmement, l’enjeu de ce module Interventions est de faciliter le travail de coordination pour le responsable de service.
Une fois la demande validée, il s’agit pour lui de transmettre la fiche d’intervention à ses agents qui réaliseront le travail sur le terrain. Selon le caractère d’urgence, il pourra d’abord passer par une planification des tâches pour une meilleure gestion des emplois du temps.
Les moyens utilisés comme le véhicule, le matériel et les fournitures seront soit réservés avant ou déclarés lors du relevé de la tâche. La gestion de ces dernières pourra être facilitée grâce à notre module complémentaire achat stock.
Un module d’interventions dans une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) comme OpenGST est un outil dédié à la planification, au suivi et à la gestion des tâches réalisées par les services techniques. Il permet de centraliser les demandes (utilisateurs, usagés, citoyens, techniciens, agents, élus…), de planifier les interventions (espaces verts, voirie, bâtiments), et de suivre leur avancement en temps réel. Grâce à ce module, les services techniques peuvent optimiser leurs ressources, réduire les délais d’intervention et améliorer la satisfaction des usagers.
Le module Interventions d’OpenGST propose cinq vues dédiées pour répondre aux besoins spécifiques de chaque acteur :
Demandes d’Interventions : Un tableau de suivi personnalisable selon le profil de l’utilisateur (agent, responsable, élu), permettant de visualiser, filtrer et prioriser les demandes.
Planification : Outil destiné aux gestionnaires pour organiser le quotidien des équipes : programmation des interventions, affectation des ressources et optimisation des plannings en fonction des urgences et des disponibilités.
Suivi des Interventions : Permet de suivre en temps réel l’avancement des interventions, les étapes validées, les retards éventuels et les projets en cours, pour une gestion proactive des services techniques.
Relevé des Tâches : Interface dédiée aux agents sur poste fixe (PC), leur permettant de saisir leur temps de travail, les fournitures utilisées et les tâches réalisées, pour une valorisation précise de leur activité.
Statistiques : Tableaux de bord et analyses détaillées de l’activité des services techniques (nombre d’interventions, temps moyen, coûts, etc.), pour prendre des décisions éclairées et optimiser les ressources à long terme.
Le module interventions d’OpenGST offre plusieurs fonctionnalités clés pour les services techniques :
Résultat : Les services techniques gagnent du temps, réduisent les coûts et améliorent la qualité de leurs services.
OpenGST propose des outils d’analyse et de reporting pour évaluer l’efficacité des équipes techniques et mettre en avant le travail des agents :
Avantage : Les responsables peuvent prendre des décisions éclairées basées sur des données concrètes, et justifier les budgets auprès de leurs directions ou élus.
OpenGST est un allié clé pour gérer les situations d’urgence en offrant :
Avantage : Les collectivités utilisant OpenGST pour les urgences réduisent leur temps de réponse moyen, tout en améliorant la sécurité des citoyens et des agents.
Avec OpenGST, les collectivités peuvent transformer leur gestion des services techniques en adoptant une approche proactive et organisée :
En conclusion : Une collectivité utilisant OpenGST peu réduire jusqu’à 25 % ses coûts de maintenance en planifiant ses interventions sur 5 ans, tout en améliorant la qualité et la durabilité de ses infrastructures.
Avec OpenGST, les collectivités bénéficient d’une solution complète pour la gestion des chantiers, qu’ils soient réalisés en régie ou par des prestataires externes :
En conclusion OpenGST permet d’anticiper et d’optimiser la gestion de vos chantiers tout en améliorant la coordination entre les acteurs.
OpenGST est conçu pour briser les silos entre les différents services d’une organisation ou d’une collectivité grâce à :
En combinant ces quatre fonctionnalités, OpenGST transforme la collaboration inter-services en un véritable levier d’efficacité : les organisations et collectivités bénéficient d’un écosystème unifié, où chaque acteur dispose des bonnes informations au bon moment, pour des décisions plus rapides, une coordination sans faille et une gestion optimisée des interventions. Résultat : moins de silos, plus de fluidité, et une administration plus réactive au service des citoyens.
Vous souhaitez une démonstration de notre logiciel ? N’hésitez plus, cliquez et contactez-nous.
